Etkinlik Organizasyonu

Divizyon Gelişim Atölyesi’nin etkili ve katılımcı odaklı bir şekilde gerçekleştirilmesi için kapsamlı bir organizasyon süreci planlandı. Etkinliğin tasarım aşamasında, Divizyon Alliance Partneri olan Girişimcilik ve Kariyer Topluluğu ile iş birliği yapılarak etkinliğin kapsamı, içeriği ve hedefleri ortaklaşa belirlendi.

Etkinliğin içeriğinin, yazılım ve dijital sanatların girişimcilik perspektifiyle kesiştiği teknik problemler üzerine odaklanması sağlandı. Araştırma konuları, hem katılımcıların ilgisini çekebilecek hem de topluluk içinde yaratıcı tartışmalara zemin hazırlayacak biçimde yapılandırıldı.

Katılımcı kayıtları, Luma platformu üzerinden alınarak, giriş günü QR kod doğrulama sistemiyle kontrol edilecek şekilde planlandı. Etkinlik duyuruları Divizyon’un sosyal medya hesaplarında ve Alliance Partneri olan topluluğun iletişim kanallarında yayınlandı. Girişimcilik ve Kariyer Topluluğu tarafından da sosyal medya duyurularıyla etkinliğin görünürlüğü artırıldı.

Etkinlik, Divizyon Açık İnovasyon Alanı’nda fiziksel olarak gerçekleştirildi. Katılımcıların etkinliğe etkin şekilde dahil olabilmeleri için farklı işlevlerde alanlar kurgulandı:

• Çalışma Alanları: Katılımcıların araştırmalarını rahatça gerçekleştirebilmeleri için Divizyon bilgisayarlarından yararlanmaları planlandı.

• Networking Alanları: Speed networking uygulaması için girişte kısa etkileşim alanları oluşturularak takım kurma süreci desteklendi.

• Toplantı ve Sunum Alanları: Etkinlik sırasında Kolektif Sahne başlangıçta ortak çalışma alanına dönüştürüldü; sunum zamanı geldiğinde tekrar oturum düzenine geçirildi. Teras alanı da yoğunluk nedeniyle takımlar tarafından alternatif çalışma alanı olarak kullanıldı.

Etkinlikte takım oluşturma süreci, gönüllülük esasına göre belirlenen takım liderleri aracılığıyla gerçekleştirildi. Her lider kendi ekibini oluşturarak, sürecin verimli geçmesini sağladı. Takımlar, belirlenen girişimcilik temelli teknik araştırma konuları üzerinde çalışarak, liderlerin yönlendirmesiyle araştırma, fikir geliştirme ve sunum süreçlerini yönetti.

Etkinlik boyunca topluluk içi etkileşimi ve katkıyı artırmak için Liderlik Tablosu (Leaderboard) uygulaması hayata geçirildi. Network Divizyon platformu üzerinden yapılan paylaşımlar, soru-cevap etkileşimleri ve verilen geri bildirimler puanlanarak en aktif katılımcılar belirlenmesi planlandı. Bu uygulama, katılımcıların süreç boyunca motivasyonlarını yüksek tutmalarını destekleyici bir unsur olarak kurgulandı.

Padlet platformu, araştırma konularının yönetimi ve takımların sunumlarının merkezi olarak toplanması amacıyla kullanıldı. Sürecin şeffaf ve düzenli ilerleyebilmesi adına tüm konular burada listelendi ve takımlar ilgili sayfalara erişim sağladı.

Katılım ve etkileşim süreçleri, etkinlik öncesi gönderilen e-posta ve Luma bildirimleri ile desteklendi. Ayrıca etkinlik süresince anlık yönlendirme ve hatırlatmalarla bilgi akışı sürdürüldü. Takım liderleri, takımlarıyla birebir iletişimde kalarak süreç boyunca rehberlik görevini üstlendi.

Divizyon Gelişim Atölyesi, katılımcıların iş birliğine dayalı olarak bilgi üretmesini destekleyen formatı, dijital platform entegrasyonu ve yaratıcı araştırma yapısı sayesinde Divizyon’un açık inovasyon vizyonunu yansıtan başarılı bir organizasyon örneği olarak tasarlandı. Bu yapı, yalnızca teknik bilgi paylaşımını değil, aynı zamanda sürdürülebilir topluluk bağlarını ve deneyim temelli öğrenmeyi destekleyecek bir ekosistem sunmayı hedefledi.