Etkinlik Organizasyonu

Etkinliğin hedef kitlesi göz önünde bulundurularak organizasyonel hazırlıklar sürecin tüm aşamalarında titizlikle yürütüldü.

1. Etkinlik İçeriği Planlaması ve Paydaş Hazırlıkları

“Dijital Ortamda Sergi Tasarımı – Etkileşimli Deneyimlerin Kürasyonu” paneli, Multi Divizyon Sprint sürecinde üretilecek projelerin sunum biçimlerine yön vermek amacıyla planlandı. Özellikle dijital sanatçıların portfolyolarını ve yaratıcı projelerini nasıl sergileyebileceklerine dair ilham verici bir çerçeve sunmak hedeflendi. Panelin içeriği, hem sprint katılımcılarına hem de Divizyon Açık İnovasyon Ağı’nın genel üyelerine hitap edecek şekilde yapılandırıldı. Konuk olarak sanat yönetmeni ve küratör Yasin Tütüncü’nün davet edilmesiyle, estetik kürasyon, mekânsal anlatım ve dijital sergileme teknolojileri üzerine kapsamlı bilgi aktarımı hedeflendi.

2. Etkinlik Saatinin Belirlenmesi ve Duyuru Süreci

Etkinlik, 3 Mayıs 2025 tarihinde düzenlenen Disiplinlerarası Geliştirme Atölyesi ile eşgüdümlü olarak planlandı. Hubit projesinde çalışan sprint takımlarının geliştirme sürecine kısa bir ara vererek panele katılım sağlamaları öngörüldü. Böylece zamanlama, katılımcıların günlük planına entegre edilerek hem dikkat düzeyinin hem de katılım oranının yüksek tutulması amaçlandı.

Duyuru süreci Divizyon’un sosyal medya hesapları üzerinden yürütüldü. Etkinlikten bir hafta önce başlatılan görsel ve içerik paylaşımları, Luma kayıt platformu üzerinden yapılan yönlendirmelerle desteklendi. Etkinliğe dair hatırlatma mesajları etkinlik tarihine yaklaştıkça tekrarlandı ve kayıt sürecinin takibi sağlandı.

3. Alan ve Teknik Hazırlık Süreci

Etkinliğin sorunsuz ve etkili bir şekilde gerçekleştirilmesi için tüm teknik hazırlıklar önceden planlandı. Katılımcıların dikkatini dağıtmayacak ve konuşmacıyla güçlü bir bağ kurulmasına imkân tanıyacak bir oturma düzeni oluşturuldu. Görsel iletişimi güçlendirmek amacıyla Divizyon kiosk sistemine etkinlikten üç gün önce afişler yüklendi ve bilgilendirme ekranlarında etkinlik duyuruları yayınlandı.

Teknik ekip, ses ve görüntü sistemlerinin test süreçlerini detaylı şekilde tamamladı. Ayrıca, Sli.do platformu etkinliğe entegre edilerek katılımcıların soru-cevap oturumlarına anonim veya açık şekilde dahil olmaları planlandı. Bu yöntemle, katılımcıların interaktif katılımı teşvik edildi.

4. Etkinlik Akışının Planlanması ve Yönetimi

Panel oturumu, “Dijital Ortamda Sergi Tasarımı – Etkileşimli Deneyimlerin Kürasyonu” başlığını destekleyecek alt temalar doğrultusunda yapılandırıldı. Ana sunum bölümü, dijital sergi tasarımının yaratıcı boyutları, küratöryel kararlar ve kullanıcı etkileşimi başlıkları etrafında şekillendirildi. Panel sonrası soru-cevap oturumu için Sli.do üzerinden soru toplama süreci organize edildi. Kapanış bölümünde planlanan networking oturumu için zaman aralığı esnek bırakılarak birebir etkileşim teşvik edildi.

5. Sosyal Medya ve Görselleştirme Çalışmaları

Etkinlik süresince gerçekleştirilen tüm sunum, etkileşim ve konuk katılımı anları fotoğraf ve video içerikleriyle kayıt altına alındı. Bu içerikler, etkinlik anında sosyal medya platformlarında paylaşılarak hem topluluk bilinci güçlendirildi hem de etkinliğin görünürlüğü artırıldı. Ayrıca, çekilen görseller arşivlenerek Divizyon Açık İnovasyon Platformu’nun içerik havuzuna dahil edildi.