Etkinlik Organizasyonu

Lansman etkinliğinin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi amacıyla kapsamlı bir organizasyon süreci yürütülmüştür. Etkinlik hazırlıkları sırasında, planlama yapılmış ve etkinlik için gerekli yapılacaklar listesi detaylandırılarak uygulamaya geçirilmiştir. Misafirlerin serbest networking yapabilmesi için uygun ortamlar oluşturulmuş, etkinlik alanı deneyimini artırmak amacıyla çeşitli aktivasyonlar planlanmış, söyleşi ve panellerin plana uygun şekilde ilerleyebilmesi için moderatörler tarafından soru setleri ve konu başlıkları belirlenmiştir.

Lansman sırasında duyurulacak olan online ağ, kullanıma hazır hale getirilmiş ve estetik, kullanılabilirlik açısından optimize edilmiştir. Yeni kullanıcılar için örnek teşkil edecek giriş içerikleri hazırlanarak bu ağa yerleştirilmiştir. Tanıtım süreçlerinde KVKK uyumluluğu sağlanması adına gerekli düzenlemeler yapılarak ilgili platformlara entegre edilmiştir. Alanın deneyimlenmesi ve etkinliğin akışı için organizasyon yapısı tasarlanmış, özellikle ses odası ve stüdyo kurulumları için insan kaynağı temin edilerek planlamalar yapılmıştır.

Etkinlikte görev alacak tüm Divizyon çalışanları için görev dağılımı ve organizasyon akışı detaylandırılmış; çalışanlar, ortak bir çalışma alanında brieflendirilmiştir. Olası aksaklıklar için alternatif insan kaynağı planları hazırlanmıştır. Kayıt işlemlerinin düzenli bir şekilde yürütülebilmesi için başvuru formu hazırlanmış ve Luma platformu üzerinden etkinlik kayıtları organize edilmiştir. Katılımı artırmak amacıyla, etkinlikten bir gün ve bir saat önce hatırlatıcı e-postalar gönderilmiştir.

Geri bildirim formu, etkinlik sonrası analizler için hazırlanmış ve gönderimi planlanmıştır. Lansman öncesinde ve sırasında, katılımcıları bilgilendirmek amacıyla tanıtıcı içerikler paylaşılmıştır. Katılımcıların alandaki yönlendirmelerini kolaylaştırmak için roll-up tasarımları, deneyim parkuru kartları ve yaka kartları dağıtılmıştır. Etkinlik günü kayıt oluşturmak isteyen katılımcılar için QR kodlar sunulmuş ve sosyal medya paylaşımlarıyla etkinlik yayılımı artırılmıştır.

Lansman etkinliğini desteklemek amacıyla medya görünürlüğü stratejileri oluşturulmuş, Alliance Partnerleri ile iş birliği yapılarak içerikler hazırlanmıştır. Alanın etkin kullanımı için oturma düzenleri oluşturulmuş ve alandaki ekranlar ile kiosklar için içerik tasarımları geliştirilmiştir. Katılımcılar için briefing dosyaları hazırlanmış ve moderatörlere soru aktarımı için Slido sistemi kurulmuştur.

Etkinliğin etkisini artırmak için sosyal medya kampanyaları tasarlanmış, etkinlik sırasında katılımcı deneyimini zenginleştirecek yenilikçi aktiviteler düzenlenmiştir. Fotoğraf çekim alanları, konuşma balonları ve anı defteri köşesi gibi katılımcı deneyimini destekleyen unsurlar organize edilmiştir. Ayrıca, söyleşi ve paneller için projeksiyonda kullanılacak banner içerikleri hazırlanmış ve tanıtım faaliyetleri Instagram, LinkedIn ve outdoor mecraları kapsayacak şekilde planlanmıştır.

Bu titizlikle hazırlanan organizasyon yapısı, etkinlik günü boyunca sorunsuz bir akış sağlamakla kalmamış, aynı zamanda Divizyon’un vizyonunu ve misyonunu en etkili şekilde tanıtmayı başarmıştır.