Güçlü Yönler, Gelişim Alanları ve Geleceğe Yönelik Öneriler

Güçlü Yönler

Lansman etkinliği, büyük bir katılımcı kitlesinin ilgisini çekerek mevcut kapasitenin üzerinde başvuru almayı başarmıştır. Bu durum, etkinliğin marka bilinirliğinin ve çekiciliğinin güçlü olduğunu göstermektedir. Etkinlik boyunca katılımcıların yoğun ilgisi, Divizyon’un hedef kitlesine ulaşmadaki başarısını ortaya koymuştur. Ayrıca, sosyal medya ve tanıtım kampanyalarının etkin organizasyonu sayesinde geniş bir kitleye erişim sağlanmıştır.

Gelişim Alanları

Lansman etkinliği sürecinde tespit edilen çeşitli sorunlar, gelecek etkinliklerde iyileştirme fırsatlarını ortaya koymaktadır. Bu sorunlar, organizasyondan teknik altyapıya, sosyal medyadan fiziksel alan düzenlemelerine kadar geniş bir yelpazede yer almaktadır. Aşağıda tüm tespit edilen sorunlar detaylı şekilde ele alınmıştır:

Organizasyon ve Akış Eksiklikleri

• Etkinlik, mevcut kapasitenin üzerinde başvuru aldığı için akış ve salon organizasyonunda ciddi zorluklar yaşandı.

• Görev dağılımı yapılmasına rağmen, görev yerinden ayrılmalar görüldü. Ayrıca görev dağılımı birinci ve ikinci derecede detaylandırılmış olsa da üçüncü derece görev planlaması eksikti.

• Misafir ve ekip hareketliliğinde görev ve aksiyon planı yetersiz kaldı.

• Birimler arasında koordinasyon eksikliği yaşandı. Merkezi koordinasyonu sağlamak için farklı birimlerden kişilere ulaşmakta zorluk çekildi.

• Bazı misafirler, Divizyon hakkında bilgilendirilmeden etkinlikte sahne aldı.

Teknik ve Altyapı Problemleri

• Green Box Stüdyosu’nda yapılan röportajlar, sesle ilgili teknik problemler nedeniyle kullanılamaz hale geldi.

• Söyleşi ve panel sırasında konuşmacıların ses kayıtlarında parazitler çıktı ve kayıtlar sağlıklı bir şekilde alınamadı.

• TV ekranlarına yansıtılan görüntüyü kontrol edecek bir sistem eksikti.

• KatVR cihazının yanlış lisanslanması ve konumlandırılması, etkinlik sırasında aksamalara yol açtı.

• Kiosklar, elektrik tesisatındaki sorunlar nedeniyle en verimli konumlarda kullanılamadı.

• Projeksiyon konumlandırması, panel ve söyleşi sırasında kopukluklara yol açtı.

• Sunum sırasında kullanılan banner’ın QR kodu, oturan katılımcılar için okunamaz durumdaydı.

Fiziksel Ortam ve Katılımcı Konforu

• Etkinlik salonundaki havalandırma yetersizdi.

• Toplantı ve mentor odalarındaki sigara dumanı, tüm alana yayıldı.

• Co-Working balkonunda yapılan sigara içimi, uyarılara rağmen devam etti.

• İkram ve içecek servisi sağlayan kişiler, katta bulunan yangın merdiveni boşluğunda sigara içti.

• Etkinlik henüz bitmeden alan, çöp ve atıklarla doldu.

• Sahne ve kapının konumu, etkinlikte bölünmelere ve dikkat dağıtıcı durumlara neden oldu.

• Bazı misafirler, sigara hassasiyetleri nedeniyle ağırlama alanında bulunamadı.

Sosyal Medya ve Tanıtım Eksiklikleri

• Lansman sırasında sosyal medyada anlık paylaşımlar yeterince yapılmadı.

• Sosyal medya kampanyalarına katılımı artıracak aktivasyonlar eksik veya yetersiz kaldı.

• Lansman öncesi planlanan alan tanıtım gönderileri paylaşılmadı.

• Dijital sanatlar katılımcılarına yönelik özel bir strateji eksikliği, katılımcı profilinin homojenleşmesini engelledi.

Diğer Operasyonel Zorluklar

• Baskı materyalleri için çalışılan yerin eksiklikleri nedeniyle yönlendirme ve tanıtım baskıları riske girdi.

• Etkinlik plaketleriyle ilgili organizasyon eksiklikleri yaşandı.

• Moderatörlere yönelik soru kartları hazırlanmadı.

• Fotoğrafçı eksikliği ve fotoğrafçılar için etkinlik alanında özel bir alan ayrılmaması, içerik üretimini sınırlandırdı.

• Çekim ekibine destek olarak çağrılan kişilerin üslup ve davranış problemleri yaşandı.

• Baskı materyallerinde tasarımsal ve süreçsel eksiklikler (örneğin mizanpaj, lejant) akış ve deneyim sorunlarına neden oldu.

• QR kod okutma sırasında yaşanan yoğunluk, kayıt işlemlerini aksattı.

Geleceğe Yönelik Öneriler

• Detaylı Planlama: Etkinlik görev dağılımları daha kapsamlı bir şekilde hazırlanmalı ve her görev için yedek planlar oluşturulmalıdır. Ayrıca, teknik altyapı ve sahne düzenlemeleri gibi kritik unsurlar için uzman ekipler görevlendirilmelidir.

• Sosyal Medya ve Tanıtım Stratejileri: Sosyal medya kampanyaları daha interaktif ve katılımcıları teşvik edici hale getirilmeli, dijital sanatlar gibi spesifik alanlara odaklanan tanıtım stratejileri geliştirilmelidir.

• Altyapı ve Teknik İyileştirmeler: Ses ve görüntü sistemlerinin testleri etkinlik öncesinde yapılmalı, teknik ekipmanların doğru lisanslanması ve yerleştirilmesi sağlanmalıdır. Ayrıca, etkinlik alanlarının fiziksel düzenlemeleri, katılımcı konforunu artıracak şekilde gözden geçirilmelidir.

• Ekip ve Katılımcı Koordinasyonu: Birimler arası iletişim ve koordinasyonu artırmak için düzenli toplantılar yapılmalı ve merkezi bir iletişim platformu kullanılmalıdır. Ayrıca, Divizyon tanıtımı ve oryantasyonu için misafirlerle etkinlik öncesinde bilgilendirici oturumlar düzenlenmelidir.

• Atık Yönetimi ve Hijyen: Etkinlik alanında atık yönetimi için önlemler alınmalı ve katılımcıların rahat bir deneyim yaşayabilmeleri için alan düzenlemeleri optimize edilmelidir.

• Kullanıcı Odaklı Hizmet Süreci: Açık İnovasyon Alanı’nın etkinliği takip eden 3 gün boyunca tekrardan inşaat, bakım, onarım süreçlerine girmesiyle birlikte alanda yaşanan ses, gürültü, kirlilik, dağınıklık, internet ve elektrik kesintileri yaşanmıştır. Lansman sonrası ilk iş gününün ilk saatlerinden son saatlerine kadar alanı ilk kez kullanan 12 yeni katılımcı bu sebeplerle olumsuz bir deneyim yaşamış ve devam eden süreçte katılımcıların alan kullanımında daha pasif bir tutuma geçtikleri gözlenmiştir. Benzer durumlar marka elçileri, Alliance Programı üyeleri tarafından da bildirilerek, alanın ne zaman faaliyete geçeceğine yönelik sorularla karşı karşıya kalınmıştır. Bu bağlamda Divizyon yönetimi ile özellikle akademik takvimlerin Divizyon için önemi, verimlilik ısı haritası ve operasyon planlamaları hakkında toplantı yapılarak çeşitli önerilerle birlikte görüşler iletilmiştir.

Bu önerilerin uygulanması, gelecekteki etkinliklerin daha verimli ve etkili bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlayacaktır. Divizyon’un misyonuna uygun, katılımcı odaklı ve teknik açıdan sorunsuz bir organizasyon süreci için bu gelişim alanlarına öncelik verilmesi gerekmektedir.