Etkinlik Organizasyonu

Divizyon Keşif Atölyesi’nin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için kapsamlı bir organizasyon süreci yürütüldü. Etkinliğin planlama aşamasında, Divizyon Alliance Partnerleri ile bir araya gelinerek etkinliğin kapsamı, formatı ve hedefleri belirlendi. Marka Elçileri, organizasyonun temel yapı taşlarından biri olarak konumlandırıldı ve her biri beş farklı teknik araştırma konusu belirledi.

Araştırma konularının etkinliğin genel hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak amacıyla, ileri vadede topluluk için fayda sağlayacak teknik problemler belirlendi. Bu konular, yazılım ve dijital sanatlar alanındaki spesifik case çalışmalarına odaklanarak katılımcılara araştırma ve keşif yapma imkânı sundu.

Katılımcı kayıtları, Luma platformu üzerinden alındı. Katılımcıların etkinlik alanına girişleri sırasında QR kod doğrulama sistemi kullanılarak, kayıtlı katılımcıların girişleri kolaylaştırıldı ve anlık takip edilebilen bir katılım listesi oluşturuldu.

Etkinlik duyurusu ve bilgilendirme süreci Divizyon’un sosyal medya hesapları, e-posta bildirimleri ve Divizyon Alliance Partner Üniversite toplulukları aracılığıyla gerçekleştirildi. Ayrıca, Keşif Atölyesi’nin aşamaları tanıtılarak, katılımcıların etkinliğe hazırlıklı gelmeleri sağlandı. Alliance Partner Üniversite toplulukları, etkinliği kendi sosyal medya hesaplarında duyurarak geniş bir kitleye ulaşılmasına katkıda bulundu. Etkinlik, Divizyon Açık İnovasyon Alanı’nda fiziksel olarak gerçekleştirildi. Katılımcıların verimli çalışabilmesi için alan düzenlemesi yapıldı.

• Çalışma Alanları: Katılımcılar araştırmalarını yapabilmek için Divizyon tarafından sağlanan bilgisayarlardan faydalanabilecek şekilde bilgilendirildi.

• Networking Alanları: Takım oluşturma sürecini hızlandırmak amacıyla, etkinlik başlangıcında speed networking alanları hazırlandı.

• Toplantı ve Sunum Alanları: Araştırmalarını tamamlayan takımların sunumlarını gerçekleştirebileceği alanlar organize edildi.

Takım oluşturma sürecinde, 9 Marka Elçisi takım lideri olarak belirlendi ve etkinlik sürecinin daha verimli geçmesini sağlamak için her biri 3-4 kişilik takımlar oluşturdu. Her takım belirlenen teknik konular üzerine araştırmalarını gerçekleştirirken, takım liderleri sürecin akışını yönetti ve katılımcıları yönlendirdi.

Katılımcıların etkinliğe aktif katılım sağlaması için Liderlik Tablosu (Leaderboard) mekanizması kullanıldı. Network Divizyon platformunda yapılan paylaşımlar, geri bildirimler ve soru-cevap etkileşimleri takip edilerek en aktif katılımcılar belirlendi. Bu sayede, etkinlik boyunca etkileşim seviyesi yüksek tutuldu.

Genç Yetenek Programı yöneticileri, katılımcıların karşılaştıkları teknik zorluklarda rehberlik etmek için etkinlik alanında hazır bulundu. Katılımcılar, araştırmalarını yaparken karşılaştıkları teknik problemlere anlık çözümler bulabildi.

Network Divizyon platformu, katılımcılar için bilgi paylaşımı, geri bildirim verme ve araştırma bulgularını yayınlama açısından etkin bir araç olarak kullanıldı.

Padlet üzerinden, araştırma konularının organizasyonu yapıldı ve tüm araştırmalar ortak bir alanda derlenerek sürecin daha düzenli ilerlemesi sağlandı. Etkinlik öncesinde ve sırasında, katılımcılara süreç hakkında anlık bilgilendirmeler yapıldı.

• Katılım Süreci: Etkinlik başlamadan önce, tüm kayıtlı katılımcılara Luma ve e-posta bildirimleri aracılığıyla hatırlatma mesajları gönderildi.

• Etkileşim ve Süreç Yönetimi: Marka Elçileri, takımlarıyla birebir iletişim halinde kalarak, geri bildirim süreçlerini yönetti.

• Geri Bildirim Toplama: Etkinlik sonunda, katılımcılar etkinlik süreci ve organizasyon hakkında Network Divizyon üzerinden geri bildirimlerde bulundu. Bu geri bildirimler, gelecekteki atölyelerin daha verimli hale getirilmesi için değerlendirildi.

Divizyon Keşif Atölyesi, iş birliğine dayalı yapısı, bilgi paylaşımını teşvik eden formatı ve katılımcı odaklı yaklaşımı ile Divizyon’un açık inovasyon felsefesini başarıyla yansıtan bir etkinlik olmuştur. Etkinlik boyunca edinilen deneyimler, organizasyon sürecinde kazanılan içgörüler ve alınan geri bildirimler, gelecekteki benzer etkinliklerin daha verimli ve etkili hale getirilmesine katkı sağlayacaktır. Keşif Atölyesi, yalnızca teknik bilgi paylaşımını değil, aynı zamanda topluluk içindeki etkileşimi artırarak sürdürülebilir bir öğrenme ekosistemi oluşturmayı hedefleyen bir model olarak Divizyon’un yenilikçi etkinlik anlayışına güçlü bir örnek teşkil etmiştir.