Etkinlik Organizasyonu

Etkinliğin organizasyon süreci, ürün tasarımı sektörünün profesyonelleri ile Divizyon Açık İnovasyon Ağı üyelerini bir araya getirerek, sektörel bilgi paylaşımını teşvik etmek amacıyla tasarlandı. Organizasyon, etkinliğin hedef kitlesini göz önünde bulundurarak süreç boyunca detaylı bir hazırlık gerçekleştirdi.

1. Etkinlik İçeriği Planlaması ve Paydaş Hazırlıkları

Etkinliğin içeriği, veri odaklı ürün tasarımı konusuna ilgi duyan katılımcılara yönelik olarak yapılandırıldı. Program içeriği oluşturulurken, hem tasarım hem de kullanıcı deneyimi perspektifini kapsayan bütünsel bir yaklaşım benimsendi. Konuk olarak davet edilen Örsan Berkay Tülüce, tasarım sürecinde verinin nasıl kullanılabileceği, kullanıcı testleri, prototipleme ve veri görselleştirme gibi konulara hâkim olması nedeniyle tercih edildi. Konukla etkinlik öncesinde kapsamlı bir brief paylaşımı yapıldı ve etkinlik davet dosyası gönderildi.

2. Etkinlik Saatinin Belirlenmesi ve Duyuru Süreci

Etkinlik tarihi ve saati, hedef kitlenin katılımını maksimize edecek şekilde planlandı. Ramazan ayına denk gelmesi sebebiyle, katılımcıların iftar sonrası rahatlıkla katılım sağlayabilmeleri için etkinlik saati 20:30 olarak belirlendi. Bu zamanlama, katılımcıların günlük rutinlerine uygun şekilde düşünülerek, yüksek katılım ve dikkat düzeyi sağlamak amacıyla tercih edildi.

Duyuru süreci, Divizyon’un sosyal medya hesapları üzerinden yürütüldü. “Veri Odaklı Ürün Tasarımı” başlığı etrafında hazırlanan tanıtım görselleri ve etkinlik içeriğini açıklayan postlar, etkinlikten bir hafta önce yayınlanmaya başlandı. Luma platformu üzerinden kayıt bağlantısı paylaşıldı ve etkinlik günü yaklaşırken hatırlatma mesajları gönderilerek katılım teşvik edildi.

3. Alan ve Teknik Hazırlık Süreci

Etkinliğin sorunsuz ve verimli bir şekilde gerçekleşmesi adına, etkinlik öncesinde teknik gereksinimler detaylı biçimde planlandı ve ilgili ekip tarafından gerekli hazırlıklar tamamlandı. Konuk konuşmacının rahat bir sunum yapabilmesi ve katılımcıların etkileşimli bir deneyim yaşayabilmesi için etkinlik alanı özenle düzenlendi. Oturma düzeni, katılımcı yoğunluğu ve görüş alanı dikkate alınarak önceden planlandı ve sahne ile izleyici arasındaki iletişimi kolaylaştıracak şekilde konumlandırıldı.

Etkinlik duyurularının fiziksel olarak da görünür olması adına, etkinlikten bir gün önce afiş ve tanıtım görselleri Divizyon’un kiosk sistemine yüklendi ve bilgilendirme ekranlarında yayınlandı. Teknik ekip, ses ve görüntü sistemlerinin kurulum ve test süreçlerini tamamlayarak etkinlik sırasında herhangi bir aksaklık yaşanmasını önlemek üzere gerekli kontrolleri sağladı.

Ayrıca, katılımcıların oturumlara interaktif olarak katılım göstermelerini desteklemek amacıyla Slido platformu etkinlik sürecine entegre edildi. Bu sayede katılımcıların sorularını anonim veya açık şekilde paylaşmaları, etkinlik deneyiminin daha katılımcı ve dinamik bir hale gelmesini sağladı.

4. Etkinlik Akışının Planlanması ve Yönetimi

Etkinlik akışı, etkileşimli öğrenme yaklaşımına uygun olarak yapılandırıldı. Konuk konuşmacı ile yürütülecek ana oturum, veri odaklı tasarımın farklı yönlerini kapsayan alt başlıklarla bölümlendirildi. Oturum sonunda, Sli.do üzerinden gelen sorular doğrultusunda interaktif bir Soru-Cevap bölümü gerçekleştirilecek şekilde zaman çizelgesi oluşturuldu. Kapanış bölümünde networking oturumu için esnek bir zaman aralığı bırakılarak katılımcıların konuk ile etkileşim kurmaları teşvik edildi.

5. Sosyal Medya ve Görselleştirme Çalışmaları

Etkinlik sırasında fotoğraf ve video çekimleri yapılarak etkinlik anları sosyal medya üzerinden anlık olarak paylaşıldı. Ayrıca, etkinlik sırasında çekilen görseller ve içerikler Divizyon Açık İnovasyon Platformu’nun sosyal medya hesaplarında paylaşılmak üzere arşivlendi.