Etkinlik Organizasyonu

Divizyon Üretim Atölyesi’nin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için kapsamlı bir organizasyon süreci yürütüldü. Etkinliğin planlama aşamasında, Divizyon Alliance Partnerleri ile bir araya gelinerek etkinliğin kapsamı, formatı ve hedefleri belirlendi. Marka Elçileri, organizasyonun temel yapı taşlarından biri olarak konumlandırıldı.

Araştırma konularının etkinliğin genel hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak amacıyla, ileri vadede topluluk için fayda sağlayacak teknik problemler belirlendi. Bu konular, yazılım ve dijital sanatların kesişim noktasındaki spesifik alanlarla odaklanarak katılımcılara araştırma ve keşif yapma imkânı sundu.

Katılımcı kayıtları, Luma platformu üzerinden alındı. Katılımcıların etkinlik alanına girişleri sırasında QR kod doğrulama sistemi kullanılması planlandı ancak Luma üzerinden kayıt almak için görevlendirilien Divizyon Ekibindeki görevlinin telefonunda Luma uygulması mailde yaşanan teknik sorun sebebiyle açılmadı bu sebeple katılımcıların listesi e-tabloya aktarıldı ve e-tablo üzerinden kayıtlar onaylandı.

Etkinlik duyurusu ve bilgilendirme süreci Divizyon’un sosyal medya hesapları ve Divizyon Alliance Partner Üniversite toplulukları aracılığıyla gerçekleştirildi. Ayrıca, Üretim Atölyesi’nin aşamaları etkinlik sırasında tanıtılarak, katılımcıların etkinliğe hazırlıklı gelmeleri sağlandı. Alliance Partner Üniversite toplulukları, etkinliği kendi sosyal medya hesaplarında duyurarak geniş bir kitleye ulaşılmasına katkıda bulundu. Etkinlik, Divizyon Açık İnovasyon Alanı’nda fiziksel olarak gerçekleştirildi. Katılımcıların verimli çalışabilmesi için alan düzenlemesi yapıldı.

• Çalışma Alanları: Katılımcılar araştırmalarını yapabilmek için Divizyon tarafından sağlanan bilgisayarlardan faydalanabilecek şekilde bilgilendirildi.

• Networking Alanları: Takım oluşturma sürecini hızlandırmak amacıyla, etkinlik başlangıcında speed networking alanları hazırlandı.

• Toplantı ve Sunum Alanları: Takımların araştırma yapması için alanda çalışmaları gerekiyordu fakat alandandaki yoğunluk sebebiyle takımlar terasta çalışmaya başladı. Çalışma alanlarının sınırlı olması sebebiyle Kolektif Sahne etkinliğin başlaması ile hızla ortak çalışma alanı haline getirildi. Araştırmalarını tamamlayan takımların sunumlarını gerçekleştirebimesi için Kolektif Sahne'ye tekrardan etkinlik oturuma düzeni oluşturuldu.

Takım oluşturma sürecinde, 4 Marka Elçisi ve etkinlik sırasında iki katılımcı gönüllü takım lideri olarak belirlendi ve etkinlik sürecinin daha verimli geçmesini sağlamak için her takım lideri 6 kişilik takımlar oluşturdu. Her takım belirlenen teknik konular üzerine araştırmalarını gerçekleştirirken, takım liderleri sürecin akışını yönetti ve katılımcıları yönlendirdi.

Katılımcıların etkinliğe aktif katılım sağlaması için Liderlik Tablosu (Leaderboard) mekanizması kullanıldı. Network Divizyon platformunda yapılan paylaşımlar, geri bildirimler ve soru-cevap etkileşimleri takip edilerek en aktif katılımcılar belirlendi. Bu sayede, etkinlik boyunca etkileşim seviyesi yüksek tutuldu.

Network Divizyon platformu, katılımcılar için bilgi paylaşımı, geri bildirim verme ve araştırma bulgularını yayınlama açısından etkin bir araç olarak kullanıldı.

Padlet üzerinden, araştırma konularının organizasyonu yapıldı ve tüm araştırmalar ortak bir alanda derlenerek sürecin daha düzenli ilerlemesi sağlandı. Etkinlik öncesinde ve sırasında, katılımcılara süreç hakkında anlık bilgilendirmeler yapıldı.

• Katılım Süreci: Etkinlik başlamadan önce, tüm kayıtlı katılımcılara Luma ve e-posta bildirimleri aracılığıyla hatırlatma mesajları gönderildi.

• Etkileşim ve Süreç Yönetimi:Takım Liderleri, takımlarıyla birebir iletişim halinde kalarak, geri bildirim süreçlerini yönetti.

Divizyon Üretim Atölyesi, iş birliğine dayalı yapısı, bilgi paylaşımını teşvik eden formatı ve katılımcı odaklı yaklaşımı ile Divizyon’un açık inovasyon felsefesini başarıyla yansıtan bir etkinlik olmuştur. Etkinlik boyunca edinilen deneyimler, organizasyon sürecinde kazanılan içgörüler ve alınan geri bildirimler, gelecekteki benzer etkinliklerin daha verimli ve etkili hale getirilmesine katkı sağlayacaktır. Üretim Atölyesi, yalnızca teknik bilgi paylaşımını değil, aynı zamanda topluluk içindeki etkileşimi artırarak sürdürülebilir bir öğrenme ekosistemi oluşturmayı hedefleyen bir model olarak Divizyon’un yenilikçi etkinlik anlayışına güçlü bir örnek teşkil etmiştir.