Güçlü Yönler, Gelişim Alanları ve Gelceğe Yönelik Öneriler

1. Güçlü Yönler

Etkinlik, katılımcı ilgisinin yüksek olması ve etkileşimi teşvik eden dinamik yapısıyla güçlü bir model sundu. Özellikle Sli.do platformunun aktif ve etkili bir şekilde kullanılması, katılımcıların sorularını rahatlıkla yöneltebilmesine ve panele daha fazla dahil olmasına olanak sağladı. Etkinlik boyunca katılımcılar, konulara duydukları ilgiyi sorular ve yorumlarla göstererek, etkinliği daha interaktif hale getirdi.

Konuk konuşmacıların biri sektör temsilcisi, diğeri ise akademisyen olması, etkinliğin perspektif çeşitliliğini artırdı. Bu sayede hem akademik bakış açısı hem de sektör tecrübesi aynı panelde buluşarak, katılımcılara kapsamlı bir bilgi aktarımı sağlandı. Panelde yer alan akademik konuk, Genç Yetenek Programı kapsamında düzenlenen sprintlerin değerli bir çalışma olduğunu ve öğrencilerin bu süreçlerden çok fazla fayda sağlayabileceğini ifade etti.

Moderatör, etkinliği interaktif hale getirmek için katılımcılara sadece konuklara değil, salondaki katılımcılara da yönlendirici sorular sordu. Bu yöntem, katılımcıların etkinlik sürecine daha fazla dahil olmalarını sağladı ve öğrenme sürecini kolektif bir yapıya dönüştürdü.

Etkinliğin planlanan saat aralığı, katılımcıların ders programlarıyla uyumlu bir şekilde belirlendi. Derslerinden çıkan öğrenciler doğrudan etkinliğe katılabildi, bu da öğrenci katılımının yüksek olmasını sağladı. Özellikle Genç Yetenek Programı Dijital Sanat Sprinti’ne katılanların etkinliğe gösterdiği ilgi, içeriğin hedef kitle açısından doğru tasarlandığını gösterdi.

2. Gelişim Alanları

Etkinlik sürecinde bazı organizasyonel aksaklıklar yaşandı. Etkinliğe bir saat kala, etkinlik alanının düzenlemesine henüz başlanmamıştı. Yaka kartlarının dağıtılacağı masa, projeksiyon, bilgisayar gibi temel gereksinimler henüz hazır değildi. Bunun temel sebebi, alanı düzenleyecek görevlilerin çalışma saatlerinin 17.00 itibarıyla başlamasıydı. Bu gecikme nedeniyle, etkinlik salonunda katılımcılar alana giriş yaparken hâlâ düzenleme çalışmaları sürüyordu.

Etkinlik sırasında katılımcıların panel devam ederken sürekli olarak salona girip çıkması, konuşmacıların dikkatinin dağılmasına neden oldu. Kapı girişinin doğrudan sahnenin yanında olması, bu sorunun yaşanmasını kaçınılmaz hale getirdi. Kapının hemen dışındaki koridorda yapılan yüksek sesli sohbetler, içerideki paneli zaman zaman böldü ve katılımcıların odaklanmasını zorlaştırdı.

Yaka kartı dağıtımı sırasında yoğunluk yaşandı. Dağıtım için iki kişi görevlendirilmesi planlanmış olmasına rağmen, etkinlik başında sadece tek bir kişi görevdeydi. Bu durum kapı girişinde bekleme sürelerini uzattı. Yapılan müdahale ile bir kişi daha görevlendirilerek yoğunluk azaltıldı.

Etkinlik sırasında Marka Elçilerinden biri, sahnenin önünde oturarak konuşmacıların dikkatini dağıtacak şekilde davranışlar sergiledi. Ayrıca, Marka Elçisi ve Genç Yetenek Programı Dijital Sanatlar Sprint katılımcılarından biri, etkinlik sırasında Divizyon’da bulunmasına rağmen etkinliğe katılım göstermedi.

Katılımcılar, Divizyon Açık İnovasyon alanına giriş yaparken etkinlik QR kodlarını kullanmaya çalıştı. Ancak kapıdaki görevliler, QR kodun yalnızca etkinlik için olduğunu ve alana girişinin farklı bir sistem üzerinden olması gerektiğini açıklamakta yetersiz kaldı. Bu durum, giriş sürecinde karışıklık yaşanmasına neden oldu.

Etkinlik alanında özellikle teras bölgesinde temizlik ve atık yönetimi ile ilgili sorunlar yaşandı. Katılımcılar için alanın düzenli olması önemli olmasına rağmen, bu konuda eksiklikler yaşandı.

Panel süresi, konuklara yöneltilen soruların derinliği ve konukların detaylı yanıtları nedeniyle uzadı. Planlanan zamanın aşılması, katılımcıların dikkatinin dağılmasına neden oldu.

3. Geleceğe Yönelik Öneriler

• Etkinlik Öncesi Alan Hazırlığının Daha Planlı Hale Getirilmesi:Etkinlik alanının düzenlenmesi, organizasyon saatine daha uygun şekilde planlanmalıdır. Görevlilerin çalışma saatleri, etkinlik saatleriyle uyumlu hale getirilerek, organizasyon ekibi ile daha etkili bir koordinasyon sağlanmalıdır. Alternatif olarak, etkinlikten bir gün önce alanda hazırlık yapılabilir ve temel ekipmanlar önceden yerleştirilebilir.

• Kapı Giriş Yönetiminin Daha Verimli Hale Getirilmesi: Katılımcıların etkinlik giriş sürecinde karışıklık yaşamaması için, kapı görevlilerine etkinlik giriş kuralları önceden aktarılmalı ve yönlendirme tabelaları hazırlanmalıdır. QR kod kullanımı konusunda yanlış anlaşılmaların önüne geçmek için, giriş sistemine dair bir bilgilendirme süreci eklenebilir.

• Panel Süresinin Daha Sıkı Planlanması: Etkinlik akışı belirlenirken, konukların konuşma süreleri ve soru-cevap bölümleri için daha kesin zaman dilimleri belirlenmelidir. Sürenin aşılmaması adına moderatör, konukları zaman konusunda yönlendirmeli ve gerekirse hatırlatma yapmalıdır.

• Yaka Kartı Dağıtımı İçin Alternatif Planlama: Girişte uzun bekleme sürelerinin önüne geçmek için, yaka kartı dağıtımı için en az iki görevlinin sabit olarak bulunması sağlanmalıdır. Ayrıca, katılımcı listesi ve giriş kontrol sisteminin daha akıcı bir şekilde ilerlemesi için dijital kayıt doğrulama süreçleri gözden geçirilmelidir.

• Alan Yönetimi ve Temizlik Sürecinin Güçlendirilmesi: Etkinlik alanının temizliği ve düzeni, etkinlikten önce titizlikle sağlanmalıdır. Özellikle teras bölgesi ve etkinlik alanının hijyenik ve düzenli tutulması için temizlik ekibi ile daha etkin bir planlama yapılmalıdır.

• Kapı Giriş-Çıkış Hareketliliğinin Azaltılması: Kapı hareketliliğini en aza indirmek için, kapı görevlisi veya yönlendirici bir görevli belirlenerek, katılımcıların sürekli giriş-çıkış yapmasının önüne geçilebilir. Alternatif olarak, giriş çıkışlar için bir yan kapı kullanılabilir.

• Marka Elçilerinin Rol ve Sorumluluklarının Daha Net Tanımlanması: Marka Elçileri’nin etkinlik boyunca konuşmacılara saygılı bir ortam oluşturulması, dikkat dağıtıcı hareketlerden kaçınılması ve katılım konusunda daha proaktif olmaları gerektiği belirtilmelidir.

Bu öneriler doğrultusunda, gelecek etkinliklerin organizasyonel verimliliğini artırmak, katılımcı deneyimini iyileştirmek ve daha akıcı bir etkinlik akışı sağlamak hedeflenmektedir. Bu süreçte elde edilen geri bildirimler, gelecekte daha kapsamlı ve verimli etkinliklerin planlanmasına katkı sağlayacaktır.