Etkinlik Organizasyonu

Etkinliğin organizasyon süreci, animasyon ve dijital sanat sektörünün profesyonelleri ile Divizyon Açık İnovasyon Ağı üyelerini bir araya getirerek, sektörel bilgi paylaşımını teşvik etmek amacıyla tasarlandı. Organizasyon, etkinliğin hedef kitlesini göz önünde bulundurarak süreç boyunca detaylı bir hazırlık gerçekleştirdi.

1.Etkinlik İçeriği Planlaması ve Paydaş Hazırlıkları

Etkinliğin temel konularının belirlenmesiyle birlikte, alanında uzman ve sektörde aktif profesyoneller araştırılarak davet süreci başlatıldı. Panel için Netco Prodüksiyon ve Animasyon’un sahibi yapımcı ve yönetmen İsa Doğmuş ile Selçuk Üniversitesi Çizgi Film ve Animasyon Bölüm Başkan Yardımcısı Doç. Dr. Mehmet Sefa Doğru konuk olarak belirlendi. Divizyon Genç Yetenek Programı Dijital Sanatlar Asistanı Nazlıcan Ezginer ise moderatör olarak seçildi. Moderatör seçimi, öğrenciler ve profesyoneller arasında köprü kurarak, sektörde yeni olan katılımcılar için daha anlaşılır bir etkinlik deneyimi oluşturmak amacıyla gerçekleştirildi.

2.Etkinlik Saatinin Belirlenmesi ve Duyuru Süreci

Etkinliğin hafta içi olması sebebiyle, öğrencilerin katılımını maksimize etmek adına etkinlik saati belirlenirken odak grupta yer alan Çizgi Film ve Animasyon ile İletişim Fakültesi bölümlerinin ders saatleri incelendi ve öğrencilerin ders bitiş saatlerine uygun bir zaman dilimi seçildi.

Etkinlik duyurusunun geniş bir kitleye ulaşması amacıyla Luma platformunda etkinlik sayfası oluşturuldu ve sosyal medya üzerinden tanıtım paylaşımları yapıldı. Etkinliğin hedef kitlesine uygun görsel ve metin içerikleri hazırlanarak sosyal medya hesaplarında paylaşım planı oluşturuldu. Etkinlik duyurularının organik erişimini artırmak amacıyla Divizyon Açık İnovasyon Ağı üzerinden de bilgilendirme yapıldı.

3.Alan ve Teknik Hazırlık Süreci

Etkinliğin sorunsuz bir şekilde ilerlemesi için teknik gereksinimler belirlenerek ekibi tarafından hazırlıklar yapıldı.

• Etkinlik alanı, konuk konuşmacıların rahat edeceği ve katılımcıların etkileşime girmesini kolaylaştıracak şekilde düzenlendi.

• Katılımcılar için oturma düzeni önceden planlanarak alana uygun şekilde hazırlandı.

• Etkinlik afişi ve tanıtım görselleri, etkinlikten bir gün önce Divizyon kiosklarına yüklendi ve bilgilendirme ekranlarında yayımlandı.

• Ses ve görüntü sistemleri test edilerek, panel sürecinde herhangi bir aksaklık yaşanmaması için teknik ekip tarafından kontroller sağlandı.

• Slido platformu, katılımcıların interaktif bir şekilde etkinliğe dahil olmasını sağlamak amacıyla etkinlik sürecine entegre edildi.

4.Etkinlik Akışının Planlanması ve Yönetimi

Konuşmacılar için panel akışı, oturum süreleri ve ana konu başlıklarını içeren bir brief dosyası hazırlanarak etkinlik öncesinde kendileriyle paylaşıldı. Katılımcıların etkinlik boyunca maksimum verim alabilmesi için:

• Panel sürecinde soruların yönlendirilmesi moderatör tarafından koordine edildi.

• Slido platformu üzerinden anonim soru iletme seçeneği sunularak, katılımcıların çekinmeden soru sormaları teşvik edildi. Toplamda 23 soru iletilirken, en çok ilgi gören soru “İki boyutlu animasyonun önemini kaybedip sektörün üç boyutlu animasyona yoğunlaşacağını düşünüyor musunuz?” oldu.

• Etkinlik sonunda networking süreci başlatılarak katılımcılar ve konuşmacılar arasında doğrudan etkileşim sağlandı.

5. Katılımcı Deneyiminin Güçlendirilmesi

Etkinlik deneyimini iyileştirmek adına çeşitli yöntemler kullanıldı:

• Luma platformu üzerinden kayıt sistemi kurularak katılımcıların etkinlik alanına rahatça giriş yapmaları sağlandı.

• Yaka kartları, katılımcılar arasında iletişimi kolaylaştırmak için etkinlik öncesinde dağıtıldı.

• Anlık geri bildirim toplamak amacıyla Slido Poll anketi düzenlendi. Katılımcılardan 25 kişi anketi yanıtladı ve etkinlik 5 üzerinden 4.4 puan aldı.

6. Sosyal Medya ve Görselleştirme Çalışmaları

Etkinlik sırasında fotoğraf ve video çekimleri yapılarak etkinlik anları sosyal medya üzerinden anlık olarak paylaşıldı. Ayrıca, etkinlik sırasında çekilen görseller ve içerikler Divizyon Açık İnovasyon Platformu’nun sosyal medya hesaplarında paylaşılmak üzere arşivlendi.

7. Sonuç ve Değerlendirme:

Etkinlik, planlanan hedefler doğrultusunda başarılı bir şekilde gerçekleştirildi. Konuşmacılar ve katılımcılar arasında güçlü bir etkileşim sağlanırken, Slido üzerinden alınan geri bildirimler etkinliğin başarısını ölçümlemek adına önemli bir çıktı sundu. Networking süreci, katılımcıların sektörde bağlantı kurmalarını teşvik ederken, animasyon dünyasına dair değerli bilgiler edinmelerine katkıda bulundu.