Etkinlik Organizasyonu

GGJ etkinliğinin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesi için kapsamlı bir organizasyon süreci yürütüldü. Etkinliğin her aşamasında detaylı planlamalar yapılarak, katılımcı deneyiminin en üst seviyeye çıkarılması hedeflendi. Etkinlik hazırlıkları sırasında GGJ Mini Manual referans alınarak yapılacaklar listesi oluşturuldu ve uygulamaya geçirildi. Katılımcıların etkinliğe en iyi şekilde dahil olabilmeleri için ön etkinlikler planlandı ve 18 yaş altı katılımcılar için katılım izin belgeleri düzenlenerek kayıt süreci optimize edildi. Organizasyon süreci, açık inovasyon kültürüne uygun olarak tasarlandı ve GGJ etkinliği için kamu kurumları (Kapsül Teknoloji Platformu ve Gençlik Meclisi), özel sektör kurumları (Konya Teknokent oyun firmaları), sivil toplum kuruluşları ve üniversiteler ile iş birliği yapıldı. Bu iş birlikleri sayesinde etkinliğe farklı disiplinlerden katılım sağlanarak çok yönlü bir ekosistem oluşturuldu.

GGJ süresince katılımcıların alan içinde rahatça hareket edebilmesi ve yönlendirilmesi için giriş noktalarına ve kritik alanlara alan mesajları ve yönlendirme tabelaları yerleştirildi. Giriş işlemleri için yetkilendirilmiş ekipler, katılımcıları karşılayarak kayıt ve ağ üyelik kontrollerini gerçekleştirdi. Ekiplerin etkinlik sürecine hızlı bir şekilde adapte olmasını sağlamak amacıyla Ekip Rol Seçim Sistemi oluşturuldu. Katılımcılar, yazılım, tasarım, ses/müzik ve proje yönetimi gibi alanlarda rollerini belirleyerek etkinliğe aktif katılım sağladı.

Etkinlik süresince çalışma alanlarının düzeni, internet ve teknik altyapının stabil çalışması ve katılımcılar için ergonomik bir ortam oluşturulması büyük önem taşıdı. Greenbox stüdyosu, ses sistemleri ve teknik alanlar düzenlenerek, oyun geliştirme süreçlerine destek sağlayan bir çalışma ortamı oluşturuldu. Katılımcılar için dinlenme alanları ve networking bölgeleri oluşturularak etkinliğin sadece teknik değil, sosyal bir deneyim sunması da sağlandı. Scrum & Storyboard alanları, ekiplerin projelerini yönetebileceği çevik çalışma sistemlerine uygun olarak tasarlandı. GGJ süresince operasyon ekibi, katılımcıların taleplerine anlık olarak yanıt verebilmek için alanda hazır bulundu. Teknik sorunların çözülmesi, internet altyapısının düzenlenmesi ve çalışma alanlarının kontrolü, organizasyon ekibi tarafından sürekli olarak denetlendi.

Etkinlik boyunca katılımcılar arasında iletişimi güçlendirmek ve ekip oluşturma süreçlerini desteklemek amacıyla çeşitli aktiviteler gerçekleştirildi. Ice Breaker Soruları, ekiplerin birbirleriyle daha hızlı kaynaşmasını sağlamak amacıyla yönlendirici sorular kullanıldı. Konuşma balonları, etkinliğe eğlenceli bir sosyal atmosfer kazandırmak için etkinlik boyunca kullanıldı. Bingo masası, katılımcılar arasında etkileşimi artıran interaktif bir aktivite olarak organize edildi. Ayrıca, etkinlik sürecinin takip edilebilir olmasını sağlamak için günlük içerik paylaşımları yapılarak GGJ deneyimi geniş bir kitleyle buluşturuldu.

18 yaş altı katılmak isteyen katılımcıların etkinliğe resmi olarak dahil olmalarını sağlamak amacıyla GGJ Katılım İzin Belgeleri oluşturuldu. Giriş işlemlerinde her katılımcının kayıt ve ağ üyelik doğrulaması yapılarak etkinliğe dahil edilmesi sağlandı. Etkinlik öncesinde ve süresince, GGJ sosyal medya hesapları ve e-posta bildirimleri aracılığıyla katılımcılara süreç hakkında bilgi verildi. Hatırlatma e-postaları, etkinlikten bir gün ve bir saat önce gönderildi.

GGJ etkinliği, titizlikle planlanan organizasyon yapısı sayesinde sorunsuz ve yüksek etkileşimli bir deneyim sundu. Etkinlik süresince hem teknik hem de sosyal dinamikler başarılı bir şekilde yönetildi, katılımcıların ekip kurmalarını, oyun geliştirme süreçlerini optimize etmelerini ve birbirleriyle güçlü bağlantılar kurmalarını sağlayacak bir ortam oluşturuldu. Bu kapsamlı organizasyon süreci, yalnızca GGJ etkinliğinin başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamakla kalmadı, aynı zamanda katılımcılara unutulmaz bir oyun geliştirme deneyimi sunarak Divizyon’un inovatif ve iş birlikçi ruhunu yansıttı.